Guía 10 de 10 para abrir un gimnasio · Los primeros meses
Acogida de socios: de la primera clase al día 14
La acogida de un socio nuevo empieza antes de la primera clase y dura unas dos semanas. Antes de la clase, sus datos, el descargo y un cuestionario de salud se hacen en el móvil. En la primera clase, alguien le recibe por su nombre y adapta el entrenamiento. La segunda clase queda reservada antes de que se vaya. En los catorce días siguientes hay tres contactos breves. Esta guía trae el plan día a día, mensajes listos y lo que cambia en la semana de apertura, cuando llega mucha gente nueva a la vez.
En este artículo · 10 secciones
Qué es la acogida, y por qué termina el día 14
La acogida es el conjunto de pasos que lleva a alguien de «me he apuntado» a «entreno aquí los martes y los jueves». Termina cuando tiene un hábito: días fijos, una hora fija y al menos una cara conocida en clase.
Catorce días no es un número mágico. Es lo bastante corto para no dejar a nadie solo, y lo bastante largo para cuatro a seis clases. Elige tu propia ventana y mídela siempre igual.
Antes de la primera clase
Todo lo que se pueda hacer antes de la clase, debe hacerse antes. Así la primera clase es para entrenar, no para rellenar formularios en la puerta.
- 1.Datos: nombre, contacto, contacto de emergencia y fecha de nacimiento.
- 2.Descargo y normas del centro, aceptados en el móvil.
- 3.Un cuestionario de salud previo al ejercicio, como el PAR-Q+.
- 4.Objetivo e historial: qué quiere, y cuánto tiempo hace que no entrena.
- 5.Primera clase reservada, a una hora en que el coach sabe que viene.
El PAR-Q+ es un cuestionario de aptitud para la actividad física pensado para todo el mundo. Empieza con preguntas generales de salud. Un sí lleva a preguntas de seguimiento y, en algunos casos, a la recomendación de hablar con un profesional sanitario. El gimnasio no interpreta el resultado clínico. Lo usa para saber cuándo pedir esa conversación antes de empezar.
¡Hola, [nombre]! Mañana a las [hora] es tu primera clase con nosotros.
Dirección: [dirección]. [Dónde aparcar o qué transporte coger.]
Trae ropa cómoda, una botella de agua y una toalla. Tenemos vestuarios con [lo que hay].
Llega diez minutos antes. [Coach] te estará esperando para enseñarte el centro.
Si tienes alguna lesión o cualquier duda, responde a este mensaje. Adaptaremos el entrenamiento.
La primera clase, minuto a minuto
| Cuándo | Qué | Quién |
|---|---|---|
| 10 minutos antes | Saludo por su nombre y un recorrido rápido: vestuario, agua y dónde está el material | Coach de la clase |
| Inicio | Presentarle al grupo, y emparejarle con un habitual | Coach |
| Durante | Una versión adaptada de cada movimiento, y una corrección cada vez | Coach |
| Final de la clase | Una pregunta breve: qué tal se ha sentido y qué le costó más | Coach |
| Antes de irse | Reservar la segunda clase, en su móvil, allí mismo | Coach o recepción |
La segunda clase se reserva antes de salir de la primera.
La segunda clase es el paso que más depende de ti. La primera vez, la gente viene por curiosidad. La segunda, viene porque ha decidido volver, y una reserva hecha en el momento ayuda a esa decisión.
Lo que el coach tiene que saber antes
El coach debería abrir la lista de la clase y ver quién es nuevo, con su nombre y cualquier nota de lesión. Quien es recibido por su nombre se siente esperado.
Los primeros 14 días
Tres contactos bastan, siempre que sean personales y breves. Más que eso empieza a parecer una campaña.
| Día | Contacto | Para qué |
|---|---|---|
| Día 1 o 2 | Mensaje del coach que dio la clase | Preguntar cómo tiene el cuerpo y recordarle la próxima clase |
| Día 7 | Charla de dos minutos al final de una clase | Comprobar que el horario le encaja y que el plan es el adecuado |
| Día 14 | Llamada o charla con el dueño | Repasar el objetivo y reservar las clases de las dos semanas siguientes |
Si alguien lleva siete días sin reservar nada, no esperes al día 14. Llama ese mismo día. La pregunta es sencilla: ¿te está funcionando el horario?
¡Hola, [nombre]! Qué bien tenerte en clase el [día].
¿Qué tal el cuerpo hoy? Tener algunas agujetas los primeros días es normal.
Tu próxima clase es el [día] a las [hora]. Si necesitas cambiarla, puedes hacerlo en la app.
¿Qué tal han ido estas dos semanas?
¿Te funcionan los días y las horas que elegiste?
¿Qué querías conseguir cuando te apuntaste? ¿Sigue siendo el objetivo?
¿Reservamos ya las clases de las dos próximas semanas?
La semana de apertura: mucha gente nueva a la vez
En un gimnasio que abre, casi todo el mundo hace su primera clase en la misma semana. El plan anterior sigue valiendo, con algunos ajustes.
- Limita el número de primeras clases por clase. Si una clase tiene doce plazas, decide cuántas pueden ser de gente nueva.
- Pon un segundo coach en las clases más llenas de la primera semana, solo para atender a los nuevos.
- Organiza sesiones de fundamentos en grupos pequeños antes de las clases normales.
- Reparte los mensajes del día 2 entre los coaches, para que nadie escriba cincuenta mensajes en una tarde.
- Apunta quién vino y cuándo. Sin un registro, el día 14 de cada persona se pierde.
¿Fundamentos o directamente a clase?
| Modelo | A favor | En contra |
|---|---|---|
| Sesiones de fundamentos antes de las clases | Técnica segura, y un grupo de personas que empezaron juntas | Más horas de coach, y un paso más antes de las clases normales |
| Clase normal con adaptaciones | Entra en la rutina desde el principio y conoce al grupo | Necesita un coach atento y pocas personas nuevas por clase |
| Una sesión individual y después clases normales | Una valoración sin prisas, adaptada a la persona | Horas individuales que hay que pagar |
En disciplinas técnicas como CrossFit o Pilates reformer, los fundamentos protegen a la persona y a la clase. En yoga o en un entrenamiento funcional más sencillo, puede bastar una clase normal bien adaptada.
Lo que cambia de una disciplina a otra
| Disciplina | Lo que más importa en la acogida |
|---|---|
| CrossFit y entrenamiento híbrido | La técnica de levantamiento, y cargas y volumen adaptados desde la primera clase |
| Pilates reformer | Cómo funciona cada máquina, los muelles y la seguridad al subir y bajar |
| Yoga y barre | Modificaciones para las limitaciones, y qué hacer cuando algo duele |
| Entrenamiento en grupo reducido | Una valoración inicial y objetivos, porque el grupo es pequeño y el coach sigue a cada persona |
Qué medir
Dos números te dicen si la acogida funciona. Cuéntalos por mes de alta, para comparar a quienes entraron en octubre con quienes entraron en noviembre.
- Segunda clase en siete días: de quienes hicieron una primera clase, cuántos hicieron una segunda en los siete días siguientes.
- Asistencia en los primeros catorce días: cuántas clases hizo cada persona nueva en ese periodo.
Si baja el primer número, revisa la primera clase o cómo se reserva la segunda. Si baja el segundo, revisa el horario y la charla del día 7.
Después del día 14 llega la fase de crear el hábito, hasta los noventa días.
Quien ya entrenaba en otro sitio
Quien viene de otro gimnasio ya sabe entrenar, pero no sabe cómo funciona el tuyo. Su acogida puede ser más corta, y sigue haciendo falta. Enséñale las normas de reserva, el material y a la gente de su franja.
Pregúntale también qué le gustaba de su último gimnasio y por qué se fue. La respuesta te dice qué esperar, y a veces qué cambiar.
Sé el nombre de la persona, y cualquier lesión o limitación.
Tengo una versión adaptada de cada movimiento del entrenamiento de hoy.
He elegido a alguien del grupo para presentársela.
He guardado dos minutos al final para hablar con ella.
Sé cómo reservar con ella su segunda clase, en su móvil.
Errores habituales
- Hacer que alguien rellene formularios en la puerta mientras empieza la clase.
- Darle el entrenamiento completo en la primera clase, sin adaptar.
- Dejar que se vaya sin la segunda clase reservada.
- Enviar una secuencia de emails automáticos en lugar de un mensaje del coach.
- Guardar la nota de lesión donde el coach no la ve antes de la clase.
Cómo funciona en Rummo
En Rummo, un socio nuevo crea su cuenta, acepta el descargo y reserva su primera clase en el móvil. Los descargos digitales están en los planes de pago. Cada socio tiene una fase: interesado, prueba, inscrito, activo, en pausa o baja.
El coach ve en la lista de la clase quién viene por primera vez. Una lista de seguimiento muestra quién lleva 7, 14 o 30 días sin entrenar, con su nombre y su teléfono, a un toque de una llamada. Los socios reciben notificaciones en la app y por email.
Las fichas de los socios, las fases y el seguimiento están en la página de socios. Ver la gestión de socios
Preguntas frecuentes
- ¿Qué debe pasar en la primera clase de un socio nuevo?
- Un saludo por su nombre diez minutos antes, un recorrido rápido, una versión adaptada del entrenamiento y la segunda clase reservada antes de que se vaya.
- ¿Cuánto debe durar la acogida en el gimnasio?
- Hasta que la persona tenga un hábito: días fijos, una hora fija y una cara conocida. Dos semanas es una ventana práctica para un seguimiento cercano.
- ¿Los socios nuevos deben rellenar un cuestionario de salud?
- Es una buena práctica. El PAR-Q+ es un cuestionario de aptitud para la actividad física pensado para todo el mundo. Un sí te indica cuándo pedir a la persona que hable con un profesional sanitario antes de empezar.
- ¿Cuántos mensajes debo enviar a un socio nuevo?
- Tres contactos personales en los primeros catorce días bastan: el día 2, el día 7 y el día 14. Si no reserva en siete días, llama enseguida.
- ¿Necesito un curso de fundamentos?
- En las disciplinas técnicas, protege a la persona y a la clase. En las más sencillas, puede bastar una clase normal bien adaptada. También depende de cuántas horas de coach tengas.
- ¿Cómo acojo a mucha gente en la semana de apertura?
- Limita las primeras clases por clase, añade un segundo coach a las clases más llenas y reparte los mensajes de seguimiento entre los coaches. Y apunta quién vino y cuándo.
- ¿Los socios con experiencia también necesitan acogida?
- Sí, una versión más corta. Saben entrenar, pero no conocen tus normas de reserva, tu material ni a la gente de su franja.
- ¿Quién debe llevar la conversación del día 14?
- El dueño, o el coach al que la persona ve más. Alguien a quien ya conoce por su nombre, y que puede cambiarle el plan o el horario si hace falta.
Fuentes
- PAR-Q+ and ePARmed-X+ · PAR-Q+ Collaboration, 2025
Equipo Rummo
Lo escribe el equipo que hace Rummo, software de gestión para gimnasios, boxes y estudios: clases, reservas, socios y pagos.
Revisado el
¿Vas a abrir? Monta la semana antes del primer día.
Creas el centro, las clases y los planes, y quien llega reserva desde el móvil. Los 9 pasos de la primera semana llevan unos 31 minutos.
Lite es gratis hasta 10 socios activos, sin tarjeta y sin plazo. Pro se prueba 14 días, también sin tarjeta.