Software de gestión para boxes: qué tiene que hacer

Las cuatro cosas que deciden todo lo demás

Un software de gestión tiene socios, horarios, pagos e informes. Las piezas no son igual de difíciles, ni fallan de la misma forma. Ordenadas por el daño que hacen cuando están mal:

1. 1.El aforo. Una clase con más reservas que plazas le cuesta una tarde al entrenador y la confianza a un socio. Una clase que deja de vender plazas antes de tiempo te cuesta ingresos que nunca ves.
2. 2.El derecho a reservar. Que alguien pueda coger una plaza no es lo mismo que haber pagado. Si las dos cosas se mezclan, una cuota cancelada puede seguir reservando durante semanas.
3. 3.El dinero que cuadra. La prueba es poder decir, en marzo, qué entró, de quién, y qué sigue pendiente. Aceptar tarjeta no basta.
4. 4.La semana como un objeto. Un horario no es una lista de eventos. Es una forma que se repite, con excepciones.

Si una herramienta resuelve bien el aforo y el derecho a reservar, lo demás es trabajo. Sin eso, lo demás no te salva la semana.

El aforo es un número fijo

El aforo lo tiene que hacer cumplir el sistema que guarda la reserva, y no la pantalla que muestra el botón. Dos personas pulsando «reservar» en la última plaza a la vez no es raro en una clase de CrossFit a las 07:00.

Pasa cualquier martes. Si la comprobación se hace en el navegador, o en código que primero lee y luego escribe, una de las dos se queda con una plaza que no existe.

La prueba práctica al evaluar una herramienta: pregunta qué pasa cuando la última plaza se reserva dos veces a la vez. Si las dos personas la consiguen, la clase tiene diecisiete personas para dieciséis remos.

Una lista de espera solo sirve si avanza

Una lista de espera útil es una cola que sube a alguien en cuanto otra persona cancela. Avisa a quien sube, y lo hace sin que nadie en recepción tenga que enterarse.

Si hace falta una persona para mover la lista, la lista sigue llena mientras la clase sigue vacía.

Pago, producto y derecho a reservar son tres cosas

Un pago es dinero que se mueve. Un producto es lo que vendes. El derecho a reservar es poder ocupar una plaza en una clase. De los tres, es el único que una reserva debería consultar.

Una vez separados, los casos incómodos dejan de serlo. Un socio con cuota mensual y un bono de diez clases a medio usar. Alguien en pausa por lesión, que conserva su historial pero no puede reservar. Un visitante suelto sin cuota.

Lo que puedes ignorar

• El número de funciones. Lo que importa es si las que usas cada día terminan el trabajo.
• Una app con tu marca como reclamo principal. Lo que importa es que los socios la abran, no qué logo lleva.
• Todo lo que se vende como «con IA» sin decir qué toca el modelo. Las reservas y los pagos tienen que ser deterministas.

Cinco preguntas para la demo

Haz las mismas cinco preguntas a cada herramienta que estés valorando, y apunta las respuestas:

1. 1.¿Qué pasa cuando dos personas reservan la última plaza en el mismo momento?
2. 2.Cuando alguien cancela, ¿quién sale de la lista de espera, y en cuánto tiempo?
3. 3.¿Puede una persona tener una cuota y un bono a la vez?
4. 4.Enséñame marzo del año pasado: qué entró y qué sigue pendiente.
5. 5.Si muevo la clase del miércoles de 19:00 a 19:15, ¿qué pasa con el miércoles siguiente?

La página para boxes muestra el aforo de cada clase, la lista de espera, la asistencia y las cuotas. Software para boxes de CrossFit