Lista de espera y política de cancelación de clases

Cómo funciona una lista de espera que llena clases

Una lista de espera útil es una cola, no una lista de nombres. Tiene cinco propiedades, y cada una resuelve un problema que acaba en recepción:

1. 1.Avanza sola. Cuando alguien cancela, la plaza pasa a la cola en ese mismo minuto, sin que intervenga nadie del equipo.
2. 2.Respeta el orden. El primero en apuntarse a la lista es el primero al que se llama.
3. 3.Comprueba si la persona puede entrar. Antes de darle la plaza, mira que siga teniendo un plan activo o clases en su bono.
4. 4.Avisa. Quien entra recibe un aviso con la clase, el día y la hora.
5. 5.Enseña la posición. Quien es tercero sabe que es tercero, y decide si espera.

Sin la primera propiedad, la lista depende de que alguien esté pendiente. Y una plaza que se libera a las 17:02 para la clase de las 18:30 necesita a alguien a las 17:02.

¿Reservar automáticamente u ofrecer antes la plaza?

Una cola puede entregar una plaza de tres maneras. Hay que elegir entre llenar la clase rápido y no reservar nunca a alguien sin que lo sepa.

En el entrenamiento en grupo, con las clases de mediodía y de tarde llenas, la reserva automática es la que más plazas llena. Funciona con dos condiciones: la cola es corta, y salir de ella no cuesta nada.

Qué longitud debe tener la cola

Una cola larga promete una plaza que casi nunca se libera. El décimo de la cola en una clase de dieciséis no va a entrenar, y tampoco ha buscado otra hora. Un tope de la mitad del aforo, o menos, es un buen punto de partida. Ajústalo a lo que te enseñe tu centro.

Cómo elegir el plazo de cancelación

El plazo de cancelación existe para quien está en la lista de espera. Debe ser el tiempo que necesita para ver el aviso, reorganizar su día y llegar. Lo deciden cuatro cosas:

• La hora de la clase. Para una clase de las 07:00, la cola necesita saberlo la tarde anterior.
• La distancia. Si tus socios vienen en coche, el aviso tiene que llegar antes.
• El tamaño de la clase. En una clase de seis, cada plaza vacía pesa más.
• La demanda. Una clase sin cola no necesita un plazo ajustado.

Empieza con una sola regla para todo el centro. Después, solo si hace falta, añade una excepción para el tipo de clase que más se llena. Tres plazos distintos en un mismo horario son tres reglas que explicar en recepción.

Cancelar tarde y no aparecer son cosas distintas

Quien cancela fuera de plazo sigue devolviendo la plaza. Si hay cola, alguien puede ocuparla hasta la hora de la clase. Quien simplemente no aparece bloquea la plaza hasta que la clase termina.

Una cancelación tardía devuelve la plaza a la cola. Una ausencia sin avisar la deja bloqueada hasta que termina la clase.

Por eso una ausencia merece una consecuencia al menos tan seria como una cancelación tardía. Si cancelar tarde cuesta más que no aparecer, la gente deja de cancelar y empieza a no aparecer. Es lo peor que le puede pasar a la cola.

Las consecuencias entre las que puedes elegir

Elijas la que elijas, ponla por escrito en las condiciones que aceptan los socios al apuntarse. Una consecuencia que nadie conocía al reservar se convierte en una discusión en la puerta.

Las excepciones que mantienen la regla justa

Una regla aplicada igual a todos es la más fácil de defender. Pero hay casos en los que la persona no ha hecho nada mal, y esos hay que preverlos:

• El centro cancela la clase. Nadie pierde una clase, y se avisa a todos los que tenían reserva.
• El equipo cancela en nombre de alguien, por una lesión que comentó en recepción, por ejemplo. Nunca cuenta como tardía.
• Alguien que sube desde la cola cuando el plazo ya ha pasado. Consiguió la plaza sin elegirla a esa hora, y puede que no pueda venir.
• Una enfermedad o una urgencia. Decide quién puede hacer una excepción, y ponlo por escrito. Así todos reciben la misma respuesta.

Cuánto vale una plaza de última hora

Coge el precio de un plan y divídelo entre las clases que da en un periodo. Las cifras de abajo son ejemplos: pon las tuyas.

Doce plazas a la semana son dos al día, seis días a la semana. Con cola, cada una llega a la siguiente persona en el minuto en que se libera. Sin cola, se quedan vacías, y la clase empieza con esterillas que no usa nadie.

Dos textos listos para usar

El primero va en las condiciones de tu centro. El segundo es el mensaje que anuncia la regla a los socios actuales, una semana antes de que empiece.

Cómo saber si está funcionando

1. 1.Elige la clase que más a menudo tiene cola. Solo esa.
2. 2.Durante cuatro semanas, cuenta cuántas veces empezó con plazas vacías mientras había gente esperando.
3. 3.Cuenta las cancelaciones tardías y las ausencias, por separado.
4. 4.Pasadas las cuatro semanas, cambia una sola cosa: el plazo o el tamaño de la cola. No las dos.

Compara tu clase consigo misma, mes a mes. Cada centro tiene horarios, distancias y personas distintas.

Para las ausencias hay un método propio, clase a clase. Cómo reducir las ausencias en las clases de grupo

Cómo funciona en Rummo

En Rummo, la cola usa el modelo de reserva automática. Cuando alguien cancela, la plaza pasa a la primera persona de la cola que todavía puede ocuparla. El sistema comprueba que tenga un plan activo, clases en el bono y margen en su límite semanal o mensual.

Quien ya no cumple se salta y conserva su sitio. Quien entra recibe un aviso en la app y un email con la clase, el día y la hora. La cola también avanza cuando subes el aforo de una clase llena.

• Reservar una clase llena pone al socio en la cola, con su número. A partir del quinto puesto, la app avisa de que es poco probable que se libere una plaza.
• Apuntarse a la cola no gasta nada. Salir de ella también es gratis, y volver a apuntarse te pone al final.
• En la página de la clase, quien tiene plaza ve el plazo por escrito. Pasado el plazo, el botón de cancelar avisa de que la clase contará como usada.
• Al cancelar, el socio puede decir por qué: le ha surgido algo, trabajo, estar fuera o no tener ganas. Es opcional.
• La ficha de cada socio muestra los motivos de los últimos 90 días, con un recuento de cada uno.

Sin plazo configurado, cualquiera puede cancelar hasta la hora de inicio sin gastar una clase. El plazo se define en minutos y puede variar por tipo de clase y por plan. La app muestra el plazo general del centro, no la excepción.

Si el centro cancela una clase, nadie pierde una. Si el equipo cancela por alguien, nunca cuenta como tardía. Los avisos llegan en la app y por email, sin SMS ni notificaciones en el móvil. La app de los socios está en portugués de Portugal.

El horario, las reglas de reserva y la cola están en una sola página. Ver los horarios en Rummo