Lista de espera e política de cancelamento de aulas
Uma lista de espera só enche lugares se os cancelamentos chegarem a tempo de alguém os usar. Por isso, ela e a política de cancelamento desenham-se juntas. A fila anda sozinha quando alguém cancela, e avisa quem entrou. O prazo dá a essa pessoa tempo para chegar. E depois do prazo há uma consequência, conhecida antes de reservar. Este guia mostra como escolher cada peça, quanto vale um lugar recuperado, e dois textos prontos para enviar aos membros.
Neste artigo · 10 secções
- 1.Como funciona uma lista de espera que enche aulas
- 2.Entra sozinho, ou é avisado primeiro?
- 3.Como escolher o prazo de cancelamento
- 4.Cancelar tarde e faltar são coisas diferentes
- 5.As exceções que tornam a regra justa
- 6.Quanto vale um lugar que abre à última hora
- 7.Dois textos prontos para usar
- 8.Como medir se está a funcionar
- 9.Como isto funciona na Rummo
- 10.Perguntas frequentes
Como funciona uma lista de espera que enche aulas
Uma lista de espera útil é uma fila, e não uma lista de nomes. Tem cinco propriedades, e cada uma resolve um problema que aparece na receção:
- 1.Anda sozinha. Quando alguém cancela, o lugar passa para a fila no mesmo minuto, sem ninguém da equipa.
- 2.Respeita a ordem. O primeiro a entrar na fila é o primeiro a ser chamado.
- 3.Confirma o direito. Antes de dar o lugar, verifica se a pessoa ainda tem plano ativo ou aulas no pack.
- 4.Avisa. Quem entrou na aula recebe um aviso com a aula, o dia e a hora.
- 5.Mostra o lugar na fila. Quem está em terceiro sabe que está em terceiro, e decide se espera.
Sem a primeira propriedade, a lista de espera depende de alguém estar a olhar. E um lugar que abre às 17:02 para a aula das 18:30 precisa de alguém às 17:02.
Entra sozinho, ou é avisado primeiro?
Há três formas de a fila dar o lugar. A escolha é entre encher a aula depressa e não pôr ninguém numa aula sem o saber.
| Modelo | Como funciona | Serve quando | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Entra sozinho | O primeiro da fila fica com a reserva e é avisado | As aulas enchem e sair da fila é grátis | Quem já não pode tem de sair da fila a tempo |
| Avisa e espera | O primeiro tem uns minutos para aceitar, depois passa ao seguinte | As aulas são marcadas com muita antecedência | À última hora, os minutos de espera gastam o lugar |
| Avisa todos | Toda a fila é avisada e fica quem tocar primeiro | Há poucas pessoas em espera | Ganha quem está com o telemóvel na mão |
No treino em grupo com aulas cheias ao almoço e ao fim do dia, o primeiro modelo enche mais lugares. Funciona com duas condições: a fila é curta, e sair dela não custa nada.
Que tamanho deve ter a fila
Uma fila longa promete um lugar que quase nunca abre. Quem está em décimo numa aula de dezasseis não vai treinar, mas também não procurou outra hora. Um limite de metade da lotação, ou menos, é um bom ponto de partida. Ajusta-o ao que a tua box mostrar.
Como escolher o prazo de cancelamento
O prazo de cancelamento existe para a pessoa que está em espera. Deve ser o tempo de que ela precisa para ver o aviso, organizar-se e chegar. Quatro coisas decidem esse tempo:
- A hora da aula. Para as 07:00, quem está em espera precisa de saber na noite anterior.
- A distância. Num espaço onde as pessoas vêm de carro, o aviso tem de chegar mais cedo.
- O tamanho da aula. Numa aula de seis pessoas, cada lugar vazio pesa mais.
- A procura. Uma aula sem fila não precisa de prazo apertado.
| Aula | Prazo | Cancela sem perder a aula até |
|---|---|---|
| 07:00 | 12 h | 19:00 da véspera |
| 12:30 | 2 h | 10:30 |
| 18:30 | 6 h | 12:30 |
| Pilates, 6 pessoas | 24 h | À mesma hora da véspera |
Começa por uma regra para o espaço todo. Depois, só se for preciso, uma exceção para o tipo de aula que mais enche. Três prazos diferentes no mesmo horário são três regras para explicar na receção.
Cancelar tarde e faltar são coisas diferentes
Quem cancela depois do prazo ainda devolve o lugar. Se houver fila, alguém pode ocupá-lo até à hora da aula. Quem falta sem cancelar prende o lugar até a aula acabar.
Um cancelamento tardio ainda devolve o lugar à fila. Uma falta prende-o até ao fim da aula.
Por isso, a falta merece uma consequência maior, ou pelo menos igual. Se cancelar tarde custar mais do que faltar, as pessoas deixam de cancelar e passam a faltar. É o pior resultado para a fila.
As consequências possíveis
| Consequência | Funciona em | O que pesa |
|---|---|---|
| A aula conta como usada | Packs e planos com limite de aulas | Num plano ilimitado não há aula para gastar |
| Uma taxa | Qualquer plano | Tem de estar nas condições aceites na inscrição |
| Uns dias sem reservar com antecedência | Planos ilimitados | É preciso o sistema aplicá-la, ou alguém lembrar-se |
| Só registar | Espaços pequenos, onde a conversa resolve | Sem registo, a conversa não tem por onde começar |
Seja qual for, escreve-a nas condições que a pessoa aceita ao inscrever-se. Uma consequência que ela não conhecia quando reservou é uma discussão à porta.
As exceções que tornam a regra justa
Uma regra aplicada a toda a gente da mesma forma é a que se defende melhor. Mas há casos em que a pessoa não fez nada de errado, e esses têm de estar previstos:
- O espaço cancela a aula. Ninguém perde a aula, e quem estava inscrito é avisado.
- A equipa cancela por alguém. Por exemplo, por uma lesão contada na receção. Nunca conta como tarde.
- Quem entrou da fila depois do prazo. Ficou com o lugar sem o ter escolhido nessa hora, e pode não conseguir ir.
- Doença ou urgência. Decide quem pode abrir uma exceção, e escreve-o. Assim, a resposta é a mesma para toda a gente.
Quanto vale um lugar que abre à última hora
Divide o preço de um plano pelas aulas que ele dá num período. Os valores abaixo são exemplos: troca-os pelos teus.
| Plano (exemplo) | Conta | Uma aula vale |
|---|---|---|
| 60 € por mês, doze aulas | 60 ÷ 12 | 5,00 € |
| 60 € por mês, oito aulas | 60 ÷ 8 | 7,50 € |
| Pack de dez aulas por 85 € | 85 ÷ 10 | 8,50 € |
240 €
Doze lugares por semana são dois por dia, seis dias por semana. Com fila, cada um chega à pessoa seguinte no minuto em que abre. Sem fila, ficam vazios, e a aula começa com tapetes por ocupar.
A conta completa de um lugar vazio, com o custo da sala e do coach, está noutro artigo. Quanto vale um lugar vazio
Dois textos prontos para usar
O primeiro vai para as condições do espaço. O segundo é a mensagem que anuncia a regra a quem já é membro, uma semana antes de ela começar.
As aulas reservam-se na aplicação. Quando uma aula está cheia, podes entrar na lista de espera, sem gastar nada.
Se alguém cancelar, o lugar passa para o primeiro da lista, que é inscrito e avisado por email.
Podes cancelar sem perder a aula até [prazo] antes do início. Depois disso, a aula conta como usada.
Se faltares sem cancelar, a aula também conta como usada.
Se formos nós a cancelar a aula, ou a cancelar por ti, nunca perdes a aula.
Se entrares da lista de espera e não puderes ir, fala connosco.
Olá! A partir de [data], as aulas cheias passam a ter lista de espera.
Quando alguém cancela, o primeiro da lista fica com o lugar e recebe um email. Não tens de estar atento ao telemóvel.
Para isso funcionar, pedimos que canceles até [prazo] antes, quando souberes que não vens. Depois disso, a aula conta como usada.
Se estiveres na lista e já não puderes ir, sai dela. É grátis, e o lugar passa ao seguinte.
Obrigado! Assim, mais gente treina à hora que quer.
Como medir se está a funcionar
- 1.Escolhe a aula que tem fila mais vezes. Só essa.
- 2.Durante quatro semanas, conta quantas vezes começou com lugares vazios quando havia fila.
- 3.Conta os cancelamentos tardios e as faltas, em separado.
- 4.Ao fim das quatro semanas, mexe numa coisa só: o prazo, ou o tamanho da fila. Não nas duas.
Compara a tua aula consigo própria, mês a mês. Cada espaço tem horas, distâncias e pessoas diferentes.
Para as faltas, há um método próprio, aula a aula. Como reduzir faltas às aulas
Como isto funciona na Rummo
Na Rummo, a fila segue o modelo em que se entra sozinho. Quando alguém cancela, o lugar passa ao primeiro da fila que ainda o pode usar. O sistema confirma o plano ativo, as aulas no pack e o limite semanal ou mensal.
Quem já não pode é saltado e mantém o lugar na fila. Quem entra recebe um aviso na aplicação e um email com a aula, o dia e a hora. A fila também anda quando sobes a lotação de uma aula cheia.
- Quem reserva uma aula cheia fica na fila, com o seu número. A partir do quinto lugar, a aplicação avisa que é pouco provável abrir vaga.
- Entrar na fila não gasta nada. Sair também não, e quem volta a entrar vai para o fim.
- Na página da aula, quem tem lugar vê o prazo por escrito. Depois do prazo, o botão de cancelar avisa que a aula conta como usada.
- Ao cancelar, a pessoa pode dizer porquê: um imprevisto, trabalho, estar fora, ou falta de vontade. É opcional.
- Na ficha de cada membro, vês os motivos dos últimos 90 dias, com a contagem de cada um.
Sem prazo definido, qualquer pessoa cancela até à hora da aula sem gastar nada. O prazo define-se em minutos e pode variar por tipo de aula e por plano. A aplicação mostra o prazo do espaço, e não o da exceção.
Se o espaço cancela a aula, ninguém perde a aula. Se a equipa cancela por alguém, nunca conta como tarde. Os avisos chegam na aplicação e por email, sem SMS nem notificações do telemóvel.
| Funcionalidade | Planos da Rummo |
|---|---|
| Lista de espera, reservas no telemóvel e avisos | Todos |
| Prazo de cancelamento, tamanho da fila e exceções | Pagos |
O horário, as regras de reserva e a fila estão juntos numa página. Ver os horários na Rummo
Perguntas frequentes
- Entrar na lista de espera gasta uma aula?
- Não deve. A aula só conta quando o lugar é confirmado. Se entrar na fila custasse alguma coisa, as pessoas deixavam de entrar nela.
- Qual é o prazo de cancelamento mais comum?
- Não há um número que sirva a toda a gente. O prazo certo é o tempo que a próxima pessoa da fila precisa para chegar. Para uma aula das 07:00, isso quer dizer a noite anterior.
- Devo cobrar uma taxa a quem cancela tarde?
- Em packs e planos com limite, a aula contar como usada já pesa. Nos planos ilimitados, uma taxa ou uns dias sem reservar à frente são as alternativas. Seja qual for, tem de estar nas condições aceites na inscrição.
- E se alguém entra da fila depois do prazo e não pode ir?
- Ficou com o lugar sem o escolher nessa hora. Uma regra justa deixa a equipa cancelar por essa pessoa sem que conte como tarde. Na Rummo, o cancelamento feito pela equipa nunca conta como tarde.
- O aviso chega por SMS ou notificação do telemóvel?
- Na Rummo, chega na aplicação e por email. Não há SMS nem notificações do telemóvel.
- Isto está em todos os planos da Rummo?
- A lista de espera, as reservas no telemóvel e os avisos estão em todos. O prazo de cancelamento e o tamanho máximo da fila fazem parte das regras de reserva, nos planos pagos.
Equipa Rummo
Quem escreve faz a Rummo, software de gestão para ginásios, boxes e estúdios: aulas, reservas, membros e pagamentos.
Revisto a
A semana tipo escreve-se uma vez.
Cada aula tem lotação, coach e lista de espera. As pessoas reservam e cancelam no telemóvel, dentro do prazo que definires.
O Lite é grátis até 10 membros ativos, sem cartão e sem prazo. O Pro experimenta-se 14 dias, também sem cartão.