Software para um ginásio novo: o que ter no dia 1

Os cinco trabalhos do dia um

Software de gestão de ginásio é o sistema onde vivem os membros, os planos, o horário, as reservas e os pagamentos. Num espaço novo, há cinco trabalhos que têm de estar feitos por ele antes da primeira aula. Cada um evita um problema concreto da primeira semana.

Os dois primeiros pesam mais do que parece. A lotação tem de travar a reserva no momento em que ela é feita. E o direito a reservar tem de vir do plano de cada pessoa, e não de alguém se lembrar de quem pagou.

A razão por que a lotação e o direito a reservar vêm primeiro está explicada com mais detalhe noutro artigo. O que um software de gestão tem de fazer

O que pode esperar pelos primeiros meses

Com dez ou vinte membros, há funcionalidades que só acrescentam configuração. Ficam para quando houver um problema concreto que elas resolvam.

• Relatórios avançados. Nos primeiros meses, chega saber quem entrou, quem pagou e que aulas enchem.
• Automações de marketing. Com poucas pessoas, uma mensagem escrita por ti funciona melhor do que uma sequência automática.
• Uma aplicação nativa com o teu logótipo. Os membros querem reservar depressa, e uma aplicação web no telemóvel faz isso.
• Torniquetes e leitores de cartão. Fazem sentido com a porta aberta sem equipa. Numa aula com coach presente, o check-in chega.
• Loja e stock. Se venderes pouco, regista à parte até perceberes se vale a pena.

A pergunta para cada uma é sempre a mesma: que problema tenho hoje que isto resolve? Se a resposta for «talvez daqui a um ano», fica para daqui a um ano.

Escolher antes de abrir

Há quatro razões práticas para decidir o software antes da inauguração, e não depois de ter membros:

• Os membros aprendem uma forma de reservar no primeiro dia. Mudar depois é pedir-lhes que aprendam outra.
• Os planos vendidos na pré-abertura ficam registados com as datas certas desde o início.
• Os termos assinados e os pagamentos ficam num sítio só, desde a primeira pessoa.
• Não há dados para migrar, nem semanas com dois sistemas em paralelo.

Um calendário que funciona: escolhe o sistema seis a oito semanas antes de abrir. Usa as duas semanas seguintes para configurar. Abre as inscrições da pré-venda já dentro dele.

Se já estás aberto e queres mudar, há um plano de trinta dias com as datas e as mensagens. Mudar de software de gestão em 30 dias

Como configurar em duas semanas

1. 1.Dados do espaço: nome, morada, logótipo, cor e fuso horário.
2. 2.Planos: começa com três ou quatro. Uma mensalidade sem limite, uma com limite semanal, um pack e a aula avulsa.
3. 3.Horário: desenha uma semana tipo e deixa o sistema gerar as seguintes.
4. 4.Regras de reserva: quando abre a reserva, até quando se cancela, e o tamanho da lista de espera.
5. 5.Termo de responsabilidade: o texto que cada pessoa aceita antes da primeira aula.
6. 6.Pagamentos: abre a conta de recebimento e faz uma cobrança de teste a ti próprio.
7. 7.Equipa: convida os coaches, cada um só com as permissões de que precisa.
8. 8.Teste final: inscreve um amigo do princípio ao fim, no telemóvel dele, sem ajuda.

O último passo é o que mais ensina. Se o teu amigo parar algures, é aí que os primeiros membros também vão parar.

Para decidir os preços desses planos, a conta começa no custo de uma hora de sala. Quanto cobrar pela mensalidade

O que muda de modalidade para modalidade

Os cinco trabalhos são iguais em todo o lado. O que muda é o peso de cada detalhe, e convém testá-lo antes de assinar.

Quanto custa, e como comparar

Os softwares de gestão cobram de formas diferentes. Há preço fixo por mês, escalões por membros ativos, preço por localização e comissões sobre cada pagamento. Num espaço novo, a forma importa tanto como o valor.

• Escalões por membros ativos acompanham o crescimento. Pagas pouco enquanto tens poucos membros.
• Uma comissão sobre pagamentos cresce com a receita, mesmo quando o trabalho do sistema é o mesmo.
• Taxas de instalação e fidelizações longas pesam mais num negócio que ainda não sabe quantos membros vai ter.

Pergunta sempre o que acontece ao preço quando passares de vinte para cem membros. E escreve a resposta em euros por mês.

As cinco formas de cobrar, com as contas de cada uma, estão num guia próprio. Quanto custa o software de gestão de um ginásio

O teste de trinta minutos

Uma demonstração mostra o que quem vende escolhe mostrar. Um teste feito por ti mostra o que vais usar todos os dias. Faz estes passos num período experimental, sozinho:

1. 1.Cria uma mensalidade e um pack de dez aulas. Cronometra.
2. 2.Cria a aula das 07:00 de segunda a sexta, com doze lugares, numa só operação.
3. 3.Num telemóvel, inscreve-te como membro, aceita o termo e reserva.
4. 4.Num segundo telemóvel, tenta reservar o mesmo último lugar.
5. 5.Cancela uma reserva e vê se a primeira pessoa da lista de espera entra sozinha.
6. 6.Emite uma cobrança e paga-a. Depois procura-a na lista de pagamentos.
7. 7.Exporta a lista de membros para uma folha de cálculo.

Se algum passo te obrigou a pedir ajuda, imagina-o às 06:45, com a aula a começar. E repara no último: os teus dados têm de sair do sistema sempre que quiseres.

Os erros mais caros ao escolher

• Escolher pela contagem de funcionalidades. Sessenta funcionalidades feitas pela metade valem menos do que doze completas.
• Configurar tudo no primeiro dia. Começa com poucos planos e poucas regras, e acrescenta quando um caso real pedir.
• Abrir com dois sistemas, um para reservas e outro para pagamentos. As duas listas deixam de bater certo na primeira semana.
• Deixar a faturação para depois, sem plano. Decide antes de abrir onde vais emitir as faturas.
• Testar só no teu telemóvel. Tu já sabes onde estão os botões, e os membros ainda não.

A pré-venda já dentro do sistema

A pré-venda é o primeiro teste do software com pessoas reais. Se correr dentro dele, cada inscrição fica com o plano, a data de início e o pagamento certos.

• Cria um plano de fundador com data de início no dia da abertura. Quem compra antes não perde dias de plano.
• Pede o termo e os contactos na inscrição, e não à porta. A fila da inauguração fica mais curta.
• Cobra pelo sistema, mesmo que seja só um sinal. Assim, a lista de quem pagou é a do sistema.
• Guarda quem mostrou interesse e ainda não comprou. São as primeiras pessoas a convidar para a aula de abertura.

No dia da abertura, a lista de membros, os planos e os pagamentos já estão certos. A primeira semana fica para treinar e para conhecer as pessoas.

O plano de lançamento, das oito semanas antes à semana da abertura, está noutro artigo. Marketing para abrir um ginásio

Dados pessoais desde o primeiro membro

O software vai guardar dados pessoais e, às vezes, informação de saúde. Antes de abrir, confirma três coisas. Quem da equipa vê o quê. Onde ficam os dados. E como se apaga a ficha de quem sai e o pede.

O que podes guardar, durante quanto tempo, e o que as pessoas te podem pedir. Que dados podes guardar dos membros

Como isto funciona na Rummo

A Rummo faz os cinco trabalhos do dia um. Planos e packs, reservas com lotação e lista de espera, a ficha de cada membro e a lista de quem está por pagar. O horário escreve-se como semana tipo e gera as semanas seguintes.

Os membros reservam numa aplicação web, no telemóvel, sem instalar nada da loja. Não há aplicação nativa. Os avisos chegam na aplicação e por email.

Os pagamentos por cartão, débito direto, MB Way e Multibanco entram na conta de recebimento do teu espaço. A emissão de faturas certificadas ainda não existe, e hoje a fatura sai do teu programa de faturação.

Os escalões e o preço de abertura estão na página de preços. Ver os preços da Rummo

A semana tipo escreve-se uma vez e gera as seguintes, com a lotação de cada aula e lista de espera. Horários e marcação de aulas