Plataformas de gestión para gimnasios: qué comparar

Qué es una plataforma de gestión para un centro deportivo

Es el sistema que junta cuatro cosas que suelen vivir separadas: el horario, quién tiene derecho a entrenar, el dinero y el contacto con los socios. Sirve a boxes de CrossFit, estudios de Pilates y yoga, escuelas de baile y artes marciales, y gimnasios con clases reservadas.

En la práctica, esto es lo que se mueve dentro:

• El calendario de clases, con aforo por tipo de clase y lista de espera.
• Los planes que vendes: cuotas mensuales, bonos con fecha de caducidad y clases sueltas.
• El cobro, con los métodos de pago que usan de verdad tus socios.
• La ficha de cada persona: plan, asistencia, pagos, notas y etiquetas.
• La app donde el socio reserva, se apunta a la lista de espera y paga.

Hay una prueba sencilla para saber si el cambio mereció la pena. Si una de estas partes sigue en una hoja de cálculo aparte, el sistema no ha sustituido nada. Solo ha añadido un sitio más que revisar.

El aforo y el derecho a reservar

Son dos preguntas distintas, y el sistema debe tratarlas por separado. El aforo dice cuántas personas caben en la sala. El derecho a reservar dice si esa persona puede ocupar una plaza hoy.

Preguntas concretas para quien te enseñe el producto:

• ¿El aforo se define por tipo de clase? Una sesión de halterofilia con seis barras y un circuito con dieciséis plazas no tienen el mismo límite.
• ¿Qué pasa cuando dos personas pulsan la última plaza en el mismo segundo?
• ¿La lista de espera promociona sola cuando alguien cancela, o alguien tiene que vigilarla?
• ¿Quien sube desde la lista de espera recibe un aviso, y a qué hora?
• ¿Un plan que terminó ayer puede reservar la clase de mañana?
• ¿Puede una persona tener una cuota y un bono a la vez, y el sistema sabe de cuál descontar?

Vender una cuota mensual, un bono de diez sesiones y clases sueltas a la vez es un caso normal. Si el sistema solo admite un plan por persona, esa diferencia acaba resolviéndose a mano, cada mes.

El dinero

El cobro se nota cuando falla, y falla en silencio. Una tarjeta caducada no avisa a nadie, y la persona sigue entrenando como siempre.

• Qué métodos acepta: tarjeta, domiciliación y cualquier método local que esperen tus socios.
• ¿La cuota se renueva sola, o alguien tiene que pedir el pago cada mes?
• Qué pasa cuando falla un cobro. ¿Hay reintento? ¿Hay aviso, y a quién le llega?
• ¿Hay un único sitio con la lista de quién tiene pagos pendientes, con el importe y un botón para cobrar?
• Cuando alguien pausa o se da de baja, ¿qué día paran los cobros?
• ¿De dónde sale la factura, y cuánto trabajo manual lleva?

Haz la cuenta con tus propios números. Treinta socios a 55 € son 1650 € al mes. Tres cobros fallidos que pasan dos meses sin que nadie los vea suman 330 €.

La semana como algo que se repite

Un horario no es un montón de clases sueltas. Es una forma que se repite, con excepciones encima. Un sistema que trata cada clase como un evento aislado le devuelve todo ese trabajo a quien lleva el centro.

• ¿Escribes la semana tipo una vez y generas las siguientes?
• ¿Un horario recurrente tiene fecha de inicio y fecha de fin?
• ¿Puedes cancelar una clase sin deshacer toda la serie?
• Mover las horas de las clases del lunes a partir de octubre, ¿cuántas clases obliga a cambiar?
• ¿Qué pasa en los festivos y en la semana de Navidad?
• ¿Un entrenador sustituto cambia solo esa clase, o todo el horario?

Si la respuesta es copiar y pegar, mide el coste. Doce clases a la semana son más de seiscientas al año escritas a mano.

La experiencia de quien entrena

Quien entrena abre la plataforma más a menudo que quien la gestiona. Si reservar es difícil, las reservas vuelven a llegar por mensaje al móvil de alguien, de noche y en domingo.

• ¿Cuántos toques lleva reservar y cancelar, con una mano?
• ¿La persona ve su posición en la lista de espera?
• ¿Puede pagar sola una cuota atrasada?
• ¿Se puede usar sin instalar nada? No todo el mundo instala una app para reservar dos veces por semana.
• ¿El check-in funciona en la puerta, con la sala llena y treinta segundos de margen?
• ¿La persona ve qué incluye su plan y cuántas sesiones le quedan?
• ¿El descargo de responsabilidad se firma en el móvil, o es un papel en el mostrador?

Pruébalo de pie, con tu móvil y con poca cobertura. Así es como se va a usar cada día.

Lo que se suele olvidar preguntar

Estas cuatro son las que aparecen más tarde, cuando cambiar ya cuesta.

1. 1.Por dónde va el dinero. Si los pagos entran en la cuenta de la empresa del software y luego se transfieren, pregunta cuántos días hábiles tardan en llegar a la tuya. Si van directos a tu cuenta, pregunta a nombre de quién está la cuenta de pagos.
2. 2.Cómo te vas, y qué te llevas. Pide la exportación antes de entrar: socios, contactos, planes activos, asistencia e historial de pagos. En qué formato, y cuánto tarda.
3. 3.Quién responde al soporte. En qué idioma, en qué horario y por qué canal. Un viernes a las 18:30 con las reservas caídas es cuando eso importa.
4. 4.Qué pasa en septiembre. Las altas del año llegan en tres semanas. Pregunta cómo importar treinta personas de golpe, y cuánto cuesta el siguiente tramo de precio.

Sobre el precio, una cuenta práctica. Si el precio depende del número de socios activos, haz las cuentas con los que tienes en octubre. Y comprueba si los precios anunciados ya incluyen el IVA.

Cómo probar en lugar de comparar listas

Una lista de funcionalidades te dice que la cosa existe. No te dice cuántos toques lleva, ni qué pasa cuando sale mal. Dos horas con una semana real de tu centro enseñan más que una tabla comparativa.

Un guion posible, en el orden en que duele:

1. 1.Crea tres tipos de clase con aforos distintos.
2. 2.Escribe tu semana tipo, con las horas reales, y genera las cuatro semanas siguientes.
3. 3.Marca un festivo y cancela esa clase sin deshacer el resto de la serie.
4. 4.Crea los planes que vendes de verdad: una cuota mensual, un bono con caducidad y una clase suelta.
5. 5.Date de alta tú y dos compañeros. Llena una clase y deja a una persona esperando.
6. 6.Cancela una reserva y comprueba que la lista de espera promociona sola y envía un aviso.
7. 7.Haz un pago real de un importe pequeño y mira cuándo llega a la cuenta.
8. 8.Haz el check-in en la puerta, con el móvil en la mano.
9. 9.Exporta todo y abre el archivo.

El último paso es el que más te dice. Un sistema del que tus datos salen limpios es un sistema en el que puedes entrar con menos riesgo.

Si este guion te lleva a otra herramienta, fue tiempo bien empleado igualmente. Rummo pasa por la misma prueba.

Hay una página para cada tipo de centro, de los boxes de CrossFit a los estudios de Pilates. Software para cada tipo de centro