Trámites legales antes de abrir un gimnasio

Con quién hablar

1. El local

• ¿Está permitido el uso de gimnasio o deportivo en este edificio? Si no, ¿cuánto tarda un cambio de uso?
• ¿Hay un permiso aparte para abrir al público una instalación deportiva?
• ¿Qué normas de protección contra incendios, aforo y accesibilidad se aplican?
• ¿Los rótulos de la fachada necesitan su propio permiso?
• ¿Hay límites de ruido o de horario de apertura en esta zona?

Qué medir y qué preguntar sobre un local antes de firmar tiene su propia guía. Cómo elegir el local para tu gimnasio o estudio

2. El negocio

• ¿Qué forma jurídica encaja: autónomo, sociedad civil o sociedad mercantil?
• ¿Dónde te das de alta, y qué números fiscales necesitas?
• ¿Qué tipo de impuesto sobre las ventas se aplica a las cuotas, las clases y el entrenamiento personal?
• ¿Qué normas de facturación se aplican? Algunos países exigen un software de facturación certificado.
• ¿Tienes que darte de alta como empleador antes de contratar?

3. Quienes entrenan

Algunos países regulan quién puede dirigir una instalación de fitness o entrenar en ella. Portugal, por ejemplo, exige que cada instalación de fitness tenga un responsable técnico con licencia profesional, y entrenadores con su propia licencia. Otros países lo dejan en manos del mercado y de las aseguradoras.

• ¿La ley exige un responsable técnico o un head coach con licencia?
• ¿Los entrenadores necesitan una licencia nacional, además de los certificados de marca?
• ¿Tu aseguradora exige cualificaciones concretas o formación en primeros auxilios?
• ¿Tus entrenadores son empleados o autónomos, y qué cambia con eso?

4. Seguros

• Responsabilidad civil: lesiones de socios y visitantes.
• Responsabilidad civil profesional: reclamaciones por los consejos de entrenamiento.
• Local y contenido: material, obra, robo, daños por agua.
• Seguro de accidentes para los socios, donde la ley lo exija. Portugal lo exige, por ejemplo.
• Responsabilidad como empleador o seguro de accidentes laborales, si tienes personal contratado.
• Exclusiones: revisa cada movimiento que enseñas, desde la halterofilia hasta las carreras al aire libre.

5. Condiciones de la cuota y descargos

Las condiciones de la cuota son un contrato con un consumidor, y la ley de consumo decide lo que pueden decir. Escríbelas en lenguaje claro, y pide a un abogado que las revise con las normas de tu zona.

• Precio, qué incluye, cómo se renueva y cómo darse de baja.
• Preavisos, pausas, devoluciones y qué pasa si el centro cierra temporalmente.
• Derecho de desistimiento en cuotas compradas online. En la UE, el plazo general para contratos de servicios a distancia es de 14 días, con excepciones.
• Las normas de tu país sobre renovación automática o permanencia mínima, si las hay.
• Normas de reserva: plazo de cancelación, ausencias sin avisar, lista de espera.

Un descargo de responsabilidad deja constancia de lo que el socio declaró y de que se le explicó lo que implica el entrenamiento. En algunos países no puede excluir la responsabilidad por lesiones causadas por negligencia. Trátalo como un registro, no como un escudo, y pregunta a un abogado qué puede y qué no puede hacer donde estás.

6. Protección de datos

Un gimnasio guarda datos personales, y a menudo datos de salud de los descargos y de las fichas de entrada. En la UE, el RGPD trata los datos de salud como una categoría especial en su artículo 9. También exige un contrato por escrito con cualquier empresa de software que trate datos por ti, según el artículo 28.

• ¿Qué recoges, y para qué necesitas cada campo?
• ¿Quién del equipo puede ver la información de salud?
• ¿Cuánto tiempo guardas los datos cuando alguien se da de baja?
• ¿Tienes consentimiento para enviar comunicaciones comerciales?
• ¿Las empresas de software que usas tienen firmado contigo un contrato de encargo del tratamiento?

7. Música

Poner música en las clases puede contar como comunicación pública. Comprueba si las condiciones de tu servicio de streaming permiten usarlo en un negocio. Algunos países licencian por separado a autores e intérpretes. Portugal, por ejemplo, tiene una licencia para autores y otra para productores y artistas. Pregunta cuáles se aplican a un gimnasio donde estás.

8. Avisos y registros

• Precios expuestos como exige la ley de consumo, con impuestos incluidos donde lo diga.
• Horario de apertura, normas de la casa y procedimientos de seguridad a la vista.
• Un procedimiento de reclamaciones, y las hojas o el libro de reclamaciones oficial si tu país lo exige.
• Información de emergencia: teléfono más cercano, número de emergencias, ubicación del botiquín.
• Un registro de mantenimiento del material y un registro de incidentes.
• Justificante del seguro, donde la ley exija tenerlo a la vista.

Seguridad en la sala de entrenamiento

Gran parte de lo que mantiene a salvo a los socios no es una licencia sino un hábito. Ponlo por escrito antes de abrir, para que todos los entrenadores lo hagan igual:

• Un botiquín en un sitio conocido, y entrenadores formados para usarlo.
• Un procedimiento de emergencia: quién pide ayuda, quién se queda con la persona herida, quién recibe a la ambulancia.
• Un registro de incidentes, rellenado el mismo día, con lo que pasó y lo que se hizo.
• Revisión del material antes de las clases: cierres, cuerdas, tornillos del rig, cadenas de los remos.
• Una pregunta de salud en la ficha de entrada, que el entrenador lee antes de la primera clase.

Accesibilidad

Pregunta a la autoridad qué normas de accesibilidad se aplican a un edificio abierto al público: entrada sin escalones, un aseo accesible, anchura de las puertas. Sale más barato planificarlo durante la obra que cambiarlo después.

Cuándo empezar cada punto

La lista, para imprimir

La mitad de esta lista son papeles en una pared. No cuestan casi nada, y es lo primero que ve un inspector.

Si viene un inspector

Ten una sola carpeta, en papel o digital, que cualquiera del equipo pueda entregar en un minuto:

• Los permisos del edificio y del negocio.
• El certificado del seguro, en vigor.
• Las cualificaciones de los entrenadores y las licencias que exija la ley.
• Normas de la casa, procedimientos de seguridad y plan de emergencia.
• Registros de mantenimiento del material y de incidentes.
• Licencias de música.

Un ejemplo: lo que exige Portugal

Un ejemplo de lo concretas que pueden ser las normas es Portugal. Allí, la Lei n.º 39/2012 exige un responsable técnico con licencia en cada instalación de fitness, y entrenadores con licencia. También exige un seguro de accidentes para quien entrena allí, con un aviso que diga que existe. Hay que tener a la vista unas normas de la casa y un manual de funcionamiento. Puede que tu país no exija nada de esto, o que exija más.

Con Rummo

En los planes de pago, los descargos son digitales. Cada persona firma en su móvil antes de su primera clase, y la firma queda guardada en su perfil con la fecha. Los roles y permisos deciden quién de tu equipo ve qué.

En los planes de pago, el consentimiento es digital y queda en la ficha de cada socio. Gestión de socios