Cobrar las cuotas: tarjeta y domiciliación

Primero, los planes

Un plan es lo que vendes: cuántas clases, durante cuánto tiempo y a qué precio. Un pago es dinero que cambia de manos. El derecho a reservar es lo que el plan concede mientras es válido. Son tres cosas distintas, y conviene tratarlas así desde el primer día.

• Cuota mensual: un precio al mes, con clases ilimitadas o un límite semanal.
• Bono de clases: un número de clases para usar en un plazo fijo.
• Clase suelta: una clase, pagada una vez.
• Plan anual o trimestral: pagado por adelantado con descuento, o a plazos.

Empieza con tres o cuatro planes. Cada plan de más es una regla más que explicar en recepción y que cobrar bien.

El precio de cada plan sale de una cuenta que empieza por el coste de una hora de tu sala. Cuánto cobrar por la cuota

Los métodos de pago, uno al lado de otro

En un centro nuevo, ofrecer dos o tres métodos cubre a casi todo el mundo. La tarjeta resuelve el pago inmediato. La domiciliación va bien a quien prefiere no pensar en ello cada mes.

La domiciliación en Europa: las reglas que hay que saber

La domiciliación SEPA es un cobro en euros que inicia el centro desde la cuenta bancaria del socio, con su autorización previa. Esa autorización se llama mandato. La normativa europea da al pagador unos derechos que un centro necesita conocer antes de elegir este método.

En la práctica, una cuota cobrada por domiciliación se puede devolver durante las ocho semanas siguientes, sin dar motivo. Así que en tus cuentas cuenta como pagada, pero el dinero solo está asentado cuando se cierra ese plazo.

Otros países tienen sus propios sistemas con sus propias reglas. En el Reino Unido, por ejemplo, rige la Direct Debit Guarantee. Según ella, la organización avisará normalmente al pagador con 10 días hábiles de antelación de cualquier cambio de importe, fecha o frecuencia. También le da derecho a una devolución completa e inmediata si hay un error.

• Avisa siempre al socio del importe y la fecha antes de cobrar.
• No cambies nunca el importe sin un aviso previo por escrito.
• Cuando alguien se da de baja, deja de cobrar desde el ciclo siguiente. Un cargo después del final es una devolución esperando a pasar.

Pago con tarjeta y autenticación

En la UE, muchos pagos con tarjeta por internet necesitan autenticación reforzada: dos elementos, como el móvil y un PIN. Cuenta con que el primer pago pida al socio que lo confirme en la app de su banco.

La fecha de cobro

Hay dos formas de elegir cuándo cobras. Cada una afecta al primer mes y al trabajo de cuadrar los pagos.

En un centro que abre con preventa, el día de apertura funciona como día fijo para casi todos. Quien se apunte después puede pagar en su fecha de alta. Elige una regla y escríbela en tus condiciones.

Ejemplo: una cuota de 60 euros, para alguien que se apunta el día 21 de un mes de 30 días, con diez días por delante. La cuenta es 60 × 10 ÷ 30, que da 20 euros.

Matrícula: sí o no

La matrícula paga el trabajo de recibir a alguien nuevo: la acogida, la valoración y una primera semana con seguimiento cercano. También es la oferta de bienvenida más fácil de dar: «sin matrícula hasta el domingo».

La pega es que es un importe más que explicar en el primer contacto. Si la cobras, di qué cubre y escríbelo en tus condiciones. Si no la cobras, no te la inventes solo para quitarla después.

Lo que cuesta cada método de pago

Cada método electrónico tiene un coste por pago, que depende de la pasarela y de tu contrato. Para comparar, haz la cuenta por mes, con tus propios planes:

1. 1.Pide la tabla de comisiones de cada método: una parte fija por pago, un porcentaje, o las dos.
2. 2.Aplícala a una cuota típica tuya para sacar el coste por pago.
3. 3.Multiplica por el número de pagos al mes con ese método.
4. 4.Suma el tiempo que dedicas a cuadrar transferencias y efectivo, que también cuesta.

Cuando un pago falla

Una tarjeta caduca, una cuenta se queda sin saldo, una solicitud de pago se queda sin confirmar. Un pago fallido puede no ser más que una tarjeta caducada o un descuido. Resuélvelo rápido, siempre igual y sin poner a nadie en un aprieto.

Facturas y recibos

Las normas de facturación cambian según el país, y algunas exigen software certificado. Antes de abrir, acuerda tres cosas con tu gestor:

• Qué herramienta de facturación vas a usar.
• Quién emite la factura, y cuándo: en el momento del pago o al final del día.
• Cómo reciben los socios sus facturas, y dónde pueden encontrarlas después.

Cobrar durante la preventa

• Pon como fecha de inicio del plan el día de apertura, no el día de la compra.
• Si cobras una señal, deja por escrito qué pasa si la apertura se retrasa.
• Usa los mismos métodos de pago que usarás después. Así pruebas todo el flujo antes del primer cobro mensual.

Errores habituales

• Elegir un método de pago antes de tener los planes cerrados.
• Tener diez planes, cada uno con una fecha de cobro distinta.
• Tratar una domiciliación como dinero asentado el día en que se cobra.
• Gestionar cada pago fallido de una forma según la persona.
• Dejar la facturación para después de abrir.

Cómo funciona en Rummo

En Rummo, los socios pagan con tarjeta o domiciliación SEPA, a través de la pasarela de pago. El dinero va directo a tu propia cuenta de cobro y nunca pasa por la nuestra. Tarjeta y SEPA están en los planes de pago, y los pagos manuales en todos los planes.

Un plan marcado como renovable crea el periodo siguiente y emite el cobro el día en que termina el anterior. Rummo no guarda métodos de pago. Así que el socio completa cada pago, y no se cobra ninguna tarjeta sin que lo confirme.

El panel de finanzas muestra lo que ha entrado, lo que está pendiente y de quién. Rummo todavía no emite facturas, así que las facturas salen de tu propia herramienta de facturación.

Los métodos de pago, las renovaciones y el panel de finanzas están en una sola página. Ver los pagos en Rummo