Como cobrar mensalidades num ginásio novo

Primeiro os planos

Um plano é o que vendes: quantas aulas, durante quanto tempo, por que preço. O pagamento é o dinheiro a mudar de mãos. O direito a reservar é o que o plano dá enquanto está válido. São três coisas diferentes, e convém tratá-las assim desde o primeiro dia.

• Mensalidade: um preço por mês, com aulas sem limite ou com limite por semana.
• Pack: um número de aulas para usar num prazo.
• Aula avulsa: uma aula, paga uma vez.
• Plano anual ou trimestral: pago de uma vez, com desconto, ou em prestações.

Começa com três ou quatro planos. Cada plano a mais é uma regra a mais para explicar na receção e para cobrar certo.

O preço de cada plano sai de uma conta que começa no custo de uma hora de sala. Quanto cobrar pela mensalidade

Os meios de pagamento, lado a lado

Num espaço novo, oferecer dois ou três meios cobre quase toda a gente. O cartão e o MB Way resolvem o pagamento imediato. O débito direto serve quem prefere não pensar nisso todos os meses.

O débito direto SEPA, e as regras que tens de conhecer

O débito direto SEPA é uma cobrança em euros iniciada pelo espaço, na conta bancária do membro, com autorização prévia dele. Essa autorização chama-se mandato. A lei europeia dá ao pagador direitos que o espaço tem de conhecer antes de escolher este meio.

Na prática, isto quer dizer que uma mensalidade cobrada por débito direto pode voltar para trás nas oito semanas seguintes. Não é preciso a pessoa justificar. Por isso, um débito direto conta como pago para o espaço, mas o dinheiro só fica garantido depois desse prazo.

• Avisa sempre antes de cobrar, com o valor e a data.
• Não mudes o valor sem avisar com antecedência e por escrito.
• Quando alguém cancela o plano, para de cobrar no ciclo seguinte. Um débito depois do fim é um pedido de reembolso garantido.

A data de cobrança

Há duas formas de escolher quando se cobra. Cada uma tem consequências para o primeiro mês e para o trabalho de conferir.

Num espaço que abre com uma pré-venda, o dia da abertura funciona como dia fixo para quase toda a gente. Os que entram depois podem pagar pela data de entrada. Decide uma regra e escreve-a nas condições.

Exemplo: uma mensalidade de 60 euros, para quem entra a 21 de um mês de 30 dias, com dez dias por usar. A conta é 60 × 10 ÷ 30, ou seja, 20 euros.

Taxa de inscrição: sim ou não

Uma taxa de inscrição paga o trabalho de receber alguém novo: o acolhimento, a avaliação e a primeira semana mais acompanhada. Também é a oferta de entrada mais simples de dar: «sem taxa de inscrição até domingo».

O contra é ser mais um valor a explicar no primeiro contacto. Se a cobrares, diz para que serve, e escreve-a nas condições. Se não a cobrares, não a inventes só para depois a oferecer.

Quanto custa cada meio de pagamento

Cada meio eletrónico tem um custo por pagamento, que depende do processador e do contrato. Para comparar, faz a conta por mês, com os teus planos:

1. 1.Pede a tabela de comissões de cada meio: uma parte fixa por pagamento, uma percentagem, ou as duas.
2. 2.Aplica-a a uma mensalidade típica tua, e obtém o custo por pagamento.
3. 3.Multiplica pelo número de pagamentos por mês nesse meio.
4. 4.Soma o tempo de conferir transferências e numerário, que também custa.

Quando um pagamento falha

Um cartão expira, uma conta fica sem saldo, um MB Way fica por confirmar. Um pagamento falhado pode ser só um cartão expirado ou um esquecimento. Trata-o depressa, sempre da mesma forma e sem constranger ninguém.

Faturas

Cada pagamento tem de ter o documento fiscal certo, e as regras de faturação em Portugal pedem atenção. Antes de abrir, decide com o teu contabilista três coisas:

• Que programa de faturação vais usar.
• Quem emite a fatura, e quando: no momento do pagamento, ou no fim do dia.
• Como envias a fatura ao membro, e onde ele a encontra depois.

Cobrar na pré-venda

• Escreve a data de início do plano: o dia da abertura, e não o dia da compra.
• Se cobras um sinal, escreve o que acontece se a abertura atrasar.
• Usa os mesmos meios de pagamento que vais usar depois. Assim, testas o circuito antes da primeira mensalidade.

Os erros mais comuns

• Escolher o meio de pagamento antes de ter os planos fechados.
• Ter dez planos, cada um com uma data de cobrança diferente.
• Contar um débito direto como dinheiro garantido no próprio dia.
• Tratar cada pagamento falhado de forma diferente, conforme a pessoa.
• Deixar a faturação para depois da abertura.

Como isto funciona na Rummo

Na Rummo, cobras por cartão, débito direto, MB Way ou Multibanco, pelo processador de pagamentos. O dinheiro entra na conta de recebimento do teu espaço e nunca passa pela nossa. Estes meios estão nos planos pagos, e os pagamentos manuais estão em todos.

Um plano marcado como renovável cria o período seguinte e emite a cobrança no dia em que o anterior acaba. A Rummo não guarda o método de pagamento. Por isso, cada cobrança é paga pela pessoa, e nenhum cartão é cobrado sem ela confirmar.

O painel financeiro mostra o que entrou, o que falta e de quem. A emissão de faturas certificadas ainda não existe: hoje, a fatura sai do teu programa de faturação.

Os meios de pagamento, as renovações e o painel financeiro estão numa página. Ver os pagamentos na Rummo