Guía 17 de 18 para abrir un gimnasio · Los primeros meses
Indicadores de un gimnasio en su primer año
En su primer año, un gimnasio necesita seis números, revisados una vez al mes. Socios activos, ingresos recurrentes mensuales, importes pendientes, bajas, ocupación de las clases y conversión de las clases de prueba. A estos se suma un séptimo que calculas una vez y revisas cada trimestre: tu punto de equilibrio. Esta guía da la definición exacta de cada uno, la fórmula con un ejemplo y qué hacer cuando se mueve. No trae referencias del mercado, porque tu centro se compara mejor consigo mismo.
En este artículo · 15 secciones
- 1.Los seis números, en una tabla
- 2.Socios activos
- 3.Ingresos recurrentes mensuales
- 4.Importes pendientes
- 5.Bajas del mes
- 6.Ocupación de las clases
- 7.Conversión de las clases de prueba
- 8.Tu punto de equilibrio
- 9.Los números antes de abrir
- 10.Dos números para más adelante
- 11.Señales para actuar ya
- 12.La rutina mensual
- 13.Errores habituales
- 14.Cómo funciona en Rummo
- 15.Preguntas frecuentes
Los seis números, en una tabla
| Indicador | Responde a | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Socios activos | ¿Cuánta gente entrena aquí? | Personas con un plan válido y al menos una asistencia en los últimos 14 días |
| Ingresos recurrentes mensuales | ¿Qué entra cada mes si nada cambia? | Suma del valor mensual de todos los planes activos |
| Importes pendientes | ¿Qué debería haber entrado y no ha entrado? | Suma de los cobros emitidos y todavía sin pagar |
| Bajas del mes | ¿Cuántos socios he perdido? | Socios que se fueron en el mes ÷ socios activos a principio de mes |
| Ocupación | ¿Se llenan las clases? | Asistencias ÷ plazas disponibles, por hora y tipo de clase |
| Conversión de pruebas | ¿Se queda quien nos prueba? | Altas ÷ clases de prueba asistidas |
Socios activos
Un socio activo es alguien con un plan válido que ha entrenado hace poco. Las dos condiciones cuentan. Quien paga pero no viene es ingreso hoy y una baja probable mañana. Quien viene sin un plan válido es un pago que falta.
Cuenta aparte los planes válidos sin asistencias en los últimos 14 días. Esa es la lista de llamadas de esta semana.
Ingresos recurrentes mensuales
Los ingresos recurrentes mensuales son lo que entra cada mes si nadie se apunta ni se va. Los planes que no son mensuales se pasan a su valor mensual.
| Plan (ejemplo) | Personas | Valor mensual | Total al mes |
|---|---|---|---|
| Ilimitado, 60 euros | 30 | 60 euros | 1.800 euros |
| Dos días por semana, 45 euros | 20 | 45 euros | 900 euros |
| Anual, 600 euros | 5 | 50 euros | 250 euros |
| Ingresos recurrentes mensuales | 55 | 2.950 euros |
Ingresos ÷ activos
En el ejemplo, 2.950 euros entre 55 socios son unos 53,60 euros por socio. Si este número baja mes tras mes, la gente se está pasando a planes más baratos, o los descuentos pesan más.
Importes pendientes
Los importes pendientes son los cobros emitidos y todavía sin pagar, con el nombre de cada persona y cuántos días lleva abierto cada uno. Revísalos cada semana, no cada mes. Un cobro de hace tres días se arregla con un mensaje, y uno de hace sesenta necesita otra conversación.
Qué hacer cuando un pago falla, día a día, está en la guía de cobros. Cobrar las cuotas del gimnasio
Bajas del mes
La tasa de bajas mensual es la proporción de socios que se van en un mes. Cuenta como baja a quien canceló y a quien dejó caducar su plan sin renovar. Una pausa no es una baja.
Bajas ÷ activos al inicio
Ejemplo: 60 socios activos el 1 de marzo, y 3 bajas durante marzo. La tasa es 3 ÷ 60, que da 0,05. Multiplica por cien para leerla como porcentaje.
En un centro nuevo, mira también la retención por mes de alta. Las bajas del mes mezclan a quien se apuntó ayer con quien está desde la apertura.
Cómo medir la retención por mes de alta, y las revisiones que la sostienen, está en otro artículo. Retención de socios en los primeros 90 días
Ocupación de las clases
La ocupación te dice si las clases se llenan. Calcúlala por hora y tipo de clase, nunca como media de todo el centro. La media esconde unas 18:30 llenas al lado de unas 12:30 vacías.
| Clase (ejemplo) | Plazas por semana | Asistencias | Ocupación |
|---|---|---|---|
| Lunes a viernes 07:00 | 5 × 12 = 60 | 42 | 0,70 |
| Lunes, miércoles y viernes 12:30 | 3 × 12 = 36 | 15 | 0,42 |
| Lunes a viernes 18:30 | 5 × 12 = 60 | 58 | 0,97 |
Con estos números, la clase de las 18:30 es candidata a tener otra al lado, y la de las 12:30 a cambiar de hora o de día.
Cuándo añadir una clase, y cuándo quitarla, está en la guía del horario. Horario de clases de un gimnasio nuevo
Conversión de las clases de prueba
La conversión mide cuántas personas que probaron una clase se apuntaron. Cuéntala por mes y por oferta de bienvenida. Pon al lado la tasa de asistencia: cuántas pruebas reservadas se hicieron de verdad.
El recorrido del visitante, y los mensajes de cada paso, están en otra guía. Clases de prueba y ofertas de bienvenida
Tu punto de equilibrio
El punto de equilibrio es el número de socios con el que los ingresos cubren los costes del mes. Calcúlalo antes de abrir y revísalo cada trimestre, porque los costes cambian.
Costes fijos ÷ margen
- 1.Suma un mes de costes fijos: alquiler, sueldos y honorarios fijos, seguros, software, suministros, gestoría y cuotas del préstamo.
- 2.Calcula el margen por socio: ingreso medio por socio, menos lo que cuesta atenderlo, como las comisiones de pago y la parte variable de los coaches.
- 3.Divide lo primero entre lo segundo y redondea hacia arriba.
Ejemplo: unos costes fijos de 4.200 euros al mes y un margen de 48 euros por socio dan 87,5. Redondea a 88 socios activos. Por debajo de eso, el mes cierra en pérdidas.
Los números antes de abrir
Antes de la primera clase, dos cuentas te dicen cuánto tiempo tienes. La primera es el punto de equilibrio, arriba. La segunda es cuántos meses aguantas hasta llegar a él.
Reserva ÷ pérdida mensual
Ejemplo: una reserva de 12.000 euros y una pérdida media de 1.500 euros al mes dan ocho meses. Compáralo con tus socios de preventa y el ritmo de altas que esperas. Si la cuenta va justa, mejor saberlo antes de firmar el alquiler.
Dos números para más adelante
El coste de captación y el valor de vida del socio son útiles, pero necesitan meses de datos. En el primer año, calcúlalos con cuidado y tómalos como estimaciones.
| Indicador | Cómo se calcula | Cuándo empieza a ser útil |
|---|---|---|
| Coste de captación | Gasto en marketing y ofertas de bienvenida en un mes ÷ socios nuevos ese mes | Desde el primer mes, siempre que cuentes todo el gasto |
| Valor de vida | Margen mensual por socio × meses medios que se queda un socio | Solo cuando haya bajas suficientes para estimar cuánto se queda la gente |
Señales para actuar ya
Algunos movimientos no pueden esperar a la hoja mensual. Cuando aparezcan, míralos en el momento:
- Importes pendientes que crecen dos semanas seguidas.
- Una clase que tenía lista de espera y ya no la tiene.
- Más planes válidos sin asistencias que el mes anterior.
- Menos clases de prueba reservadas, con el mismo esfuerzo de marketing.
- Dos o más bajas con el mismo motivo en el mismo mes.
La rutina mensual
Mes: [mes]. Socios activos: [n]. Cambio respecto al mes anterior: [+/− n].
Ingresos recurrentes mensuales: [importe]. Ingreso medio por socio: [importe].
Pendiente: [importe], del que más de 14 días: [importe].
Bajas: [n] de [activos al inicio]. Motivos principales: [motivos].
Clase más llena: [clase]. Clase más vacía: [clase].
Clases de prueba: [reservadas], [asistidas], [altas].
Una decisión para el mes que viene: [decisión].
La última línea es la que más importa. Un número que no cambia ninguna decisión es solo un número. Elige una cosa cada mes y comprueba su efecto al mes siguiente.
Errores habituales
- Cambiar la definición de socio activo a mitad de año, y luego comparar meses que no se pueden comparar.
- Contar reservas en lugar de asistencias para la ocupación.
- Mirar solo los ingresos del mes, y no lo que sigue pendiente.
- Compararse con otros centros, que tienen otros horarios, otra gente y otros precios.
- Vigilar veinte números y no decidir nada.
Cómo funciona en Rummo
En Rummo, en los planes de pago, el panel de finanzas muestra los ingresos del mes, los ingresos recurrentes previstos y los importes pendientes. Los informes muestran la ocupación por hora y tipo de clase, quién se apuntó y quién dejó de venir. Usan las mismas cifras que el panel, así que siempre coinciden.
Todos los informes se exportan a CSV, para tu propia hoja de cálculo o para tu gestor. La lista de socios filtra por etapa, incluida la gente que probó una clase y no volvió.
Los informes, y lo que muestra cada uno, están en una sola página. Ver los informes en Rummo
Preguntas frecuentes
- ¿Qué indicadores debe seguir un gimnasio nuevo?
- Seis, una vez al mes: socios activos, ingresos recurrentes mensuales, importes pendientes, bajas, ocupación de las clases y conversión de las pruebas. Y tu punto de equilibrio, revisado cada trimestre.
- ¿Cómo se calcula la tasa de bajas de un gimnasio?
- Socios que se fueron durante el mes divididos entre los socios activos el primer día del mes. Una pausa no cuenta como baja.
- ¿Cómo se calcula la ocupación de las clases?
- Asistencias divididas entre plazas disponibles, por hora y tipo de clase. Usa asistencias, no reservas.
- ¿Cuántos socios necesita un gimnasio para cubrir costes?
- Los costes fijos mensuales divididos entre el margen por socio, redondeando hacia arriba. El margen es el ingreso medio por socio menos lo que cuesta atenderlo.
- ¿Qué tasa de bajas es buena para un gimnasio?
- Rummo no tiene datos del mercado para darte un número. Compara tu centro consigo mismo, mes a mes y por mes de alta.
- ¿Qué son los ingresos recurrentes mensuales de un gimnasio?
- Lo que entra cada mes si nadie se apunta ni se va: la suma del valor mensual de todos los planes activos. Los bonos y las clases sueltas se cuentan aparte.
- ¿Cada cuánto debo mirar los números del gimnasio?
- Los seis principales, una vez al mes. Los importes pendientes, una vez por semana. El punto de equilibrio, cada trimestre.
- ¿Cuánto aguanta un gimnasio nuevo hasta dar beneficios?
- Depende de tu reserva de dinero y de tu ritmo de altas. Divide el dinero disponible después de abrir entre la pérdida media mensual hasta el punto de equilibrio.
Equipo Rummo
Lo escribe el equipo que hace Rummo, software de gestión para gimnasios, boxes y estudios: clases, reservas, socios y pagos.
Revisado el
¿Vas a abrir? Monta la semana antes del primer día.
Creas el centro, las clases y los planes, y quien llega reserva desde el móvil. Los 9 pasos de la primera semana llevan unos 31 minutos.
Lite es gratis hasta 10 socios activos, sin tarjeta y sin plazo. Pro se prueba 14 días, también sin tarjeta.