Indicadores de um ginásio no primeiro ano

Os seis números, numa tabela

Membros ativos

Um membro ativo é uma pessoa com plano válido que treinou recentemente. As duas condições contam. Quem paga e não vem é receita hoje e uma saída provável amanhã. Quem vem sem plano válido é uma cobrança em falta.

Conta também, à parte, os planos válidos sem presenças nos últimos 14 dias. É a lista de pessoas a quem ligar esta semana.

Receita recorrente mensal

A receita recorrente mensal é o que entra todos os meses se ninguém entrar nem sair. Os planos que não são mensais convertem-se para um valor por mês.

No exemplo, 2 950 euros a dividir por 55 membros dá cerca de 53,60 euros por membro. Se este número descer de mês para mês, as pessoas estão a passar para planos mais baratos, ou os descontos estão a pesar mais.

Valores por cobrar

Valores por cobrar são as cobranças emitidas e ainda não pagas, com o nome de cada pessoa e há quantos dias está em aberto. Vê-se uma vez por semana, e não uma vez por mês. Uma cobrança com três dias resolve-se com uma mensagem, e uma com sessenta dias pede outra conversa.

O que fazer quando um pagamento falha, dia a dia, está no guia das cobranças. Como cobrar mensalidades num ginásio novo

Saídas do mês

A taxa de saída mensal é a parte dos membros que sai num mês. Conta como saída quem cancelou e quem deixou o plano acabar sem renovar. Uma pausa não é saída.

Exemplo: 60 membros ativos a 1 de março, e 3 saídas durante março. A taxa de saída é 3 ÷ 60, ou seja, 0,05. Multiplica por cem para a ler em percentagem.

Num espaço novo, olha também para a retenção por mês de entrada. As saídas do mês misturam quem entrou ontem com quem está desde a abertura.

Como medir a retenção por mês de entrada, e as conversas que a mantêm, está noutro artigo. Retenção de membros nos primeiros 90 dias

Ocupação das aulas

A ocupação diz se as aulas enchem. Calcula-se por hora e por tipo de aula, e nunca como média do espaço inteiro. A média esconde a aula das 18:30 cheia ao lado da das 12:30 vazia.

Com estes números, a aula das 18:30 é candidata a uma segunda aula ao lado, e a das 12:30 a mudar de hora ou de dia.

Quando acrescentar uma aula, e quando a cortar, está no guia do horário. Horário de aulas de um ginásio novo

Conversão das aulas experimentais

A conversão mede quantas das pessoas que experimentaram se inscreveram. Conta por mês, e pela oferta de entrada usada. Junta-lhe a comparência: quantas das aulas experimentais marcadas foram mesmo feitas.

O percurso de quem experimenta, e as mensagens para cada passo, estão noutro guia. Aula experimental que converte

O ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio é o número de membros a partir do qual a receita paga os custos do mês. Calcula-se antes de abrir e revê-se de três em três meses, quando os custos mudam.

1. 1.Soma os custos fixos de um mês: renda, salários e honorários fixos, seguros, software, energia, contabilidade e a prestação de um empréstimo.
2. 2.Calcula a margem de cada membro: receita média por membro, menos o que custa servir essa pessoa, como comissões de pagamento e o custo variável dos coaches.
3. 3.Divide a primeira pela segunda, e arredonda para cima.

Exemplo: custos fixos de 4 200 euros por mês e uma margem de 48 euros por membro dão 87,5. Arredonda para 88 membros ativos. Abaixo disso, o mês fecha com prejuízo.

Os números antes de abrir

Antes da primeira aula, há duas contas que dizem quanto tempo tens. A primeira é o ponto de equilíbrio, acima. A segunda é quantos meses aguentas até lá chegar.

Exemplo: 12 000 euros de reserva e um prejuízo médio de 1 500 euros por mês dão oito meses. Compara com os membros da pré-venda e com o ritmo de entradas que esperas. Se a conta for apertada, é melhor sabê-lo antes de assinar a renda.

Dois números para mais tarde

O custo de aquisição e o valor de cada membro ao longo do tempo são úteis, mas precisam de meses de dados. No primeiro ano, calcula-os com cuidado e trata-os como estimativas.

Sinais para agir já

Alguns movimentos não esperam pela folha do mês. Quando aparecem, vale a pena olhar logo:

• Valores por cobrar a crescer duas semanas seguidas.
• Uma aula que tinha lista de espera e deixou de ter.
• Mais planos válidos sem presenças do que no mês anterior.
• Aulas experimentais marcadas a cair, com o mesmo esforço de divulgação.
• Duas ou mais saídas com o mesmo motivo no mesmo mês.

A rotina mensal

A última linha é a mais importante. Um número que não muda nenhuma decisão é só um número. Escolhe uma coisa por mês e vê o efeito no mês seguinte.

Os erros mais comuns

• Mudar a definição de membro ativo a meio do ano, e comparar meses que não se comparam.
• Contar reservas em vez de presenças na ocupação.
• Olhar só para a receita do mês, e não para o que ficou por cobrar.
• Comparar com números de outros espaços, que têm outras horas, outras pessoas e outros preços.
• Ver vinte números e não decidir nada.

Como isto funciona na Rummo

Na Rummo, nos planos pagos, o painel financeiro mostra a receita do mês, a receita recorrente estimada e os valores por cobrar. Os relatórios mostram a ocupação por hora e por tipo de aula, quem entrou e quem deixou de vir. Usam os mesmos valores do painel, e por isso batem certo.

Qualquer relatório exporta em CSV, para a tua folha de cálculo ou para o contabilista. A lista de membros filtra por fase, incluindo quem fez aula experimental e não voltou.

Os relatórios e o que cada um mostra estão numa página. Ver os relatórios na Rummo